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                                      市国土房管局关于印发《广州市房地产档案对外利用规定》的通知
各有关单位,各县级市局、区分局,局属各单位、机关各处室:

  为合理利用房地产档案资源,规范房地产档案利用工作,我局制定了《广州市房地产档案对外利用规定》,并已经市法制办审核同意,现予以公布,请遵照执行。

  专此通知。

  市国土房管局

  2015年2月10日

 

 

 

广州市房地产档案对外利用规定

  第一条 为合理利用房地产档案资源,规范房地产档案利用工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等国家有关法律法规,制定本规定。

  第二条 本市行政区域范围内房地产档案的利用适用本规定。

  房地产档案中涉及的应公开政府信息,按有关政府信息公开规定执行。

  第三条 本规定所称房地产档案是指广州市国土资源和房屋行政主管部门在用地审批、土地出让、房地产交易、房地产权属登记等各项房地产行政管理业务工作中直接形成的具有保存价值且已归档保管的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第四条 广州市国土资源和房屋行政主管部门负责组织实施全市房地产档案利用工作。各级房地产档案管理机构(以下称档案机构)具体负责本辖区内房地产档案利用的日常工作。

  档案机构根据实际需要可以在辖区内设立服务窗口。档案机构及服务窗口的地址、利用制度、利用方式、联系电话应当向社会公布。

  第五条 房地产登记档案的利用按照《广州市房地产登记资料查询办法》(穗国房字〔2014〕209号)执行。

  其他房地产档案按下列规定办理:

  (一)当事人(用地单位、预售单位、土地出让合同签订人、征收补偿协议签订人、租赁合同签订人等)提交身份证明、载明利用事项的介绍信及相关证明材料原件,可以利用该房地产档案中与其直接相关的房地产档案文件材料。

  (二)利害关系人(仲裁、诉讼双方或与前项所列当事人办理的房地产事项存在利害关系的利用者)提交身份证明及与房地产事项有利害关系的相关证明材料原件,可以利用房地产档案中与其直接相关的房地产档案文件材料。

  (三)前两项的利用者委托他人利用的,受托人应当出具载明利用标的及利用事项的授权委托书、本人和委托人的身份证明原件;不能提交委托人身份证明原件的,委托书应当经过公证。境外委托人的授权委托书应当按照国家规定经过公证或者认证;委托材料是外文的,应当提交经公证的中文译本。

  (四)国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、海关、审计机关、税务机关、证券监管机构和行政复议机构等国家机关依照法律、行政法规的规定提供单位介绍信、工作人员的工作证及相关证明材料原件,可利用与调查、处理的案件直接相关的房地产档案文件材料。

  (五)公证机构、仲裁机构依照法律、行政法规的规定提供单位介绍信、工作人员的工作证及相关证明材料原件,可利用与公证、仲裁事项直接相关的房地产档案文件材料。

  (六)律师依照《中华人民共和国律师法》的规定,涉及非仲裁、非诉讼法律事务的,提交载明委托事项的律师事务所证明、律师执业证原件,可以利用与委托人相关的房地产档案文件材料;涉及仲裁、诉讼法律事务的,还应提交立案证明原件,可以利用与案件直接相关的房地产档案文件材料。

  第六条 房地产档案中涉及国家秘密、工作秘密的,按国家有关保密规定办理。

  第七条 申请利用房地产档案的,应明确利用目的,提供身份证明等必备证明材料,并按要求填写利用登记表。

  利用登记表应载明房地产坐落、档案编号或文号等信息作为检索条件。

  第八条 符合利用条件的,档案机构应当予以受理,并自受理申请之日起5个工作日内提供利用结果。

  档案机构不能在规定的期限内提供利用结果,需延长期限的,应当经档案机构负责人同意,并告知申请人,延长期限不得超过10个工作日。

  第九条 房地产档案的对外利用,档案移交部门可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

  档案机构应按档案移交部门提出的利用意见办理。利用意见不明确的,档案机构应当书面征求档案移交部门的意见。档案移交部门应当在收到档案机构的书面通知之日起10个工作日内作出书面答复。逾期未作出答复的,视为同意对外利用。

  第十条 房地产档案的利用原则上以扫描影像件代替原件使用,形式包括阅览、复制和摘录。

  档案阅览应在指定的场所内进行。利用者应当保持房地产档案的完好,不得擅自对其进行复制、拍照,也不得损坏电子查询设备。

  档案复制须在复制件上注明出处和日期,并加盖档案机构业务用章。

  档案摘录须经档案机构核对无误并注明出处,加盖档案机构业务用章。

  利用者违反前款规定的,档案部门应及时予以制止;拒不改正的,可以停止提供档案利用;造成档案及设备损坏的,依法追究利用者法律责任。

  第十一条 档案原件原则上不外借,确因司法鉴定等特殊原因需要借出的,须按以下程序办理。

  (一)外借人员须凭单位介绍信、工作人员的工作证及相关证明材料原件办理外借手续,并应按要求填写档案原件外借单。

  (二)借出期间,外借人员和单位必须保证档案原件的真实和完整,不得随意泄露档案内容,否则将依法追究相应责任。

  (三)外借人员应如期归还档案原件。借出期限最长不超过30个工作日。超过30个工作日仍需借用的,外借人员须携带档案原件办理续借手续。

  第十二条 有下列情形之一的,档案部门可以不提供利用,但应告知其应补充的资料或不提供利用的理由:

  (一)申请人未能按照本规定提交合法的证明文件或者证明文件不齐全的;

  (二)申请利用的档案不属广州市国土资源和房屋行政主管部门在办理业务工作中形成的;

  (三)申请利用的房地产文件材料未归档的;

  (四)法律、法规、规章或档案移交部门规定不提供利用的。

  第十三条 利用者对所查询的档案信息或查阅的档案内容负有正当使用的义务。因提交错误、虚假的证明文件骗取档案利用结果或因不当使用而给他人造成损失的,依法承担法律责任。

  第十四条 档案机构及其工作人员不得擅自扩大房地产档案的利用范围,不得非法使用或泄露房地产档案的内容。

  违反前款规定的,依法追究法律责任。

  第十五条 本规定自印发之日起实施,有效期至2019年3月1日。有效期届满,根据实施情况依法评估修订。

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